Jak napisać program szkolenia?

Program szkolenia to dokument, który opisuje treści, jakie będą przerabiane (omawiane lub ćwiczone) podczas szkolenia. Program szkolenia przedstawia je w takiej kolejności, w jakiej będą się pojawiać na szkoleniu, czasem określa także ramy czasowe, zazwyczaj jednak nie precyzuje metod i technik szkoleniowych, które zostaną podczas szkolenia użyte.

Pisząc program, szukasz optymalnej struktury zajęć, próbujesz ułożyć sobie wszystko w głowie, próbujesz dojść do tego, co ma być najpierw, co potem, co z czego wynika i jak coś zrealizować.

Dlaczego pisanie programu jest ważne?

Jeżeli dobrze ułożysz program swojego szkolenia, jeżeli zawarte w nim zagadnienia będą logiczne, spójne oraz będą wspierały proces uczenia — szkolenie będzie skuteczne. Jeżeli program będzie chaotyczny, niespójny, jeżeli zagadnienia będą się powielać — możesz być nie wiadomo jak wspaniałym trenerem, ale i tak nie przełoży się to na większe efekty.

Program szkolenia pełni także istotną rolę w budowaniu motywacji uczestników, zachęcając ich do udziału w szkoleniu.

Kiedy piszemy program szkoleniowy?

Tworzenie programu szkoleniowego jest drugim etapem procesu projektowania szkolenia. Pierwszym jest analiza potrzeb szkoleniowych, jej efekt — cele szkoleniowe — są punktem wyjścia do pracy nad treścią szkolenia. Gdy dysponujemy programem szkolenia, naturalną kontynuacją pracy nad designem szkolenia jest opracowanie scenariusza. Model procesu projektowania szkolenia przedstawia rysunek poniżej.

Proces projektowania szkolenia nie jest jednak procesem liniowym, ale iteracyjnym. W praktyce projektując szkolenie, często przełączamy się i przeskakujemy z jednego obszaru na drugi. Program szkolenia może stać się zatem bezpośrednio punktem wyjścia do pracy nad:

• Scenariuszem szkolenia — na jego podstawie dobieramy metody szkoleniowe, planujemy czas trwania ćwiczeń i bloków, przygotowujemy prezentacje itp. W trakcie pracy nad scenariuszem często okazuje się, że warto wrócić do programu i coś z niego usunąć, dodać czy zmienić.
• Materiałami szkoleniowymi dla uczestników;
• Technikami oceny szkolenia (np. końcowymi testami wiedzy i umiejętności, czy arkuszami obserwacji).

Jak napisać program szkolenia?

Jeżeli przeprowadziłeś analizę potrzeb i dysponujesz celami szkoleniowymi, następnym krokiem jest research: zapoznanie się z dostępnymi materiałami. Informacjami, danymi, dokumentami. Zgromadź wiedzę, która wiąże się z zadaniem, w wykonywaniu którego chcesz pomóc uczestnikom. Gdy to zrobisz, odłóż to wszystko i przeprowadź burzę mózgów. Następnie zrób selekcję tematów (wyrzuć wszystko, co nie jest naprawdę ważne) i pogrupuj tematy w bloki szkoleniowe. Przepisz program, opracuj na jego podstawie szkolenie i przeprowadź je w wersji pilotażowej. Gdy to zrobisz, wprowadź modyfikacje do programu.

Poniżej omówimy ten prosty proces nieco bardziej szczegółowo.

Nie zaczynaj pracy nad programem, póki nie określisz końcowego celu szkolenia

Zanim rozpoczniesz pracę nad programem szkolenia, upewnij się, czy dobrze rozumiesz cele szkolenia.

Gdy siadamy do pracy nad programem, łatwo jest pomylić szkolenie z edukacją. W przypadku edukacji celem może być ogólne podniesienie kompetencji czy rozwój wiedzy. Szkolenie różni się od edukacji wieloma aspektami, ale najważniejsze jest to, że szkolenie służy rozwiązywaniu konkretnych problemów (czy sprostaniu wyzwaniom), nigdy dostarczaniu ogólnej wiedzy.

Kluczowe pytania, zanim rozpoczniemy projektowanie szkolenia, brzmią:

• Co konkretnie uczestnik będzie w stanie robić po szkoleniu? W czym konkretnie chcesz mu pomóc?
• Jakie zadanie wykonywane przez uczestnika szkolenie ma udoskonalać?

Możesz opisać cel, korzystając z formuły User Stories, zaczerpniętej z metodologii Agile. Ta formuła (przestawiona na rysunku poniżej) wymaga odpowiedzi na trzy pytania:

• Jakiej sytuacji dotyczy szkolenie?
• Jakie działania uczestnika chcemyusprawniać?
• Jakiego efektu działań oczekujemy?

Np.: GDY dzwoni do mnie klient, który jest negatywnie nastawiony i niezadowolony z zaproponowanego odszkodowania, CHCĘ poradzić sobie z jego emocjami i obsłużyć go w ten sposób, ABY nie składał dalszych skarg i abym sam nie czuł się wyczerpany emocjonalnie.

Wejdź w buty uczestnika i poczuj jego problem

Osoba zlecająca szkolenie (klient szkolenia), mówi: „Chcę, żebyście wyszkolili moich likwidatorów szkód komunikacyjnych, w tym, jak szybko sobie radzić z trudnym klientem, tak by klient nie składał potem skarg do kierownika i nie eskalował”.

Wiemy, w jakim zadaniu szkolenie ma pomóc uczestnikom, ale żeby zabrać się do pisania programu, potrzebujemy jeszcze zobaczyć świat ich oczyma.

Inaczej będzie wyglądał program, gdy pracownik uważa, że to klienci są beznadziejni i roszczeniowi a on robi wszystko, co może, inaczej gdy pracownik nie dysponuje odpowiednimi technikami komunikacyjnymi („Nie wiem, co mam z takim mieszającym mnie z błotem klientem zrobić!), inaczej gdy pracownik nie ma ochoty ułatwiać pracy swojemu kierownikowi („A niech pan składa skargę, niech kierownik wreszcie coś zrobi!), a inaczej gdy wszystko naraz.

W tym, aby zobaczyć świat oczyma uczestników, pomaga nam analiza potrzeb szkoleniowych. Oczywiście, im bardziej dogłębna analiza potrzeb szkoleniowych, tym lepiej, ale analiza potrzeb szkoleniowych to nie musi być skomplikowany, długotrwały proces, na który składają się dziesiątki wywiadów, obserwacji czy analiz danych. W swojej najskromniejszej wersji analiza potrzeb jest ćwiczeniem empatii i wyobraźni.

Tym, co w niej najtrudniejsze nie jest prowadzenie wywiadów i ankiet, ale wejście w buty pracownika. Czasem ważne odkrycia pojawiają się już po zadaniu sobie pytania: Jak ja sam bym się czuł w takiej sytuacji?

Budując strukturę twojego szkolenia, skup się na uczestniku: jego celach i problemach.

Wyobraź sobie, że jesteś pracownikiem, którego masz przeszkolić. Rozejrzyj się wokół, jakie są twoje problemy? Jak widzisz świat? Jakie są twoje cele?

• Jakie prawdziwe problemy uczestnika (lub klienta) to szkolenie ma rozwiązać?
• Przed jakimi prawdziwymi wyzwaniami stoi uczestnik?

Dlaczego to takie ważne? Bo gdy znasz odpowiedź na to pytanie, znacznie trudniej będzie ci umieścić w programie szkolenia odstraszające uczestników potworki w rodzaju: „Definicja i zadania komunikacji wewnętrznej” czy „Kształtowanie postaw wspierających procesy komunikacji”.

Przeprowadź research

Gdy wiesz, na czym polega problem, który szkolenie ma rozwiązać, możesz zacząć zbierać informacje merytoryczne. Pytanie brzmi:

Co może pomóc rozwiązać ten problem?

Jaka wiedza? Jakie koncepcje, teorie, modele, czy techniki?

Istnieje wiele źródeł, z których możemy czerpać informacje:

• Wywiady z praktykami lub ekspertami tematycznymi: Porozmawiaj z ludźmi, którzy się tym zajmują i zadaj im pytania dotyczące tego, co robią, co wiedzą i co jest według nich potrzebne, by sobie poradzić z tym zadaniem.
• Dokumenty firmowe
• Treści online (np. blogi tematyczne, serwisy tematyczne)
• Książki
• Podręczniki akademickie
• Inne szkolenia (funkcjonujące na rynku, poprzednie wersje szkoleń)
• Inne formy rozwoju (np. programy komputerowe)

Ten punkt jest oczywisty, jeżeli nie jesteś ekspertem. W takiej sytuacji zaczynasz od oczytywania się w tematyce szkolenia. Jeżeli jednak jesteś ekspertem, możesz czuć pokusę, by pominąć tę fazę pracy nad programem szkolenia.

Osoby dobrze znające jakąś pracę bardzo często cierpią na tzw. pułapkę wiedzy (zwane także przekleństwem wiedzy – curse of knowledge). Jest to błąd poznawczy, polegający na nieumiejętności dostrzeżenia jakiegoś zagadnienia z perspektywy osoby mniej poinformowanej. Ekspert bardzo często nie jest w stanie trafnie wczuć się w sytuację osoby, która dopiero robi pierwsze kroki w jakiejś dziedzinie. W efekcie, w jego szkoleniu może brakować najbardziej potrzebnych informacji z perspektywy uczestników.

W odniesieniu do wielu tematów ważne jest, by w którymś momencie zamknąć fazę researchu i do niej nie wracać. W dzisiejszych czasach informacji jest tak wiele, że ciągle pojawiają się nowe dane, książki, filmy wideo czy szkolenia do przejrzenia. Jeżeli kategorycznie nie zamkniesz fazy zbierania informacji, może się okazać, że spędzisz następnych kilka tygodni na zapoznawaniu się tym, co ktoś już powiedział czy napisał na ten temat (co niestety notorycznie mi się zdarza).

Przygotuj pisak, karteczki samoprzylepne i ścianę

Istnieje kilka skomplikowanych metodologii opracowywania programów szkoleniowych. Można nawet znaleźć programy komputerowe. Próbowałem, ale zazwyczaj tonąłem w nadmiarze tabel, kroków, szablonów i punktów.

Znacznie bardziej sprawdza się coś prostszego. Nie potrzeba do tej metody szablonów, tabel, wzorów, czy programów komputerowych.

Proponuję ci zastosowanie czegoś analogowego (nawet, jeżeli projektujesz szkolenia komputerowe). Potrzebujesz do tego jedynie zestawu karteczek samoprzylepnych, pisaków i jakiejś pustej, dużej ściany, na której można te karteczki przylepiać.

Cała technika, w skrócie wygląda tak:

Bierzesz karteczki, spisujesz na nich wszystkie zagadnienia, jakie wydają ci się ważne, potem przylepiasz je na ścianę, wyrzucasz karteczki, które nie są niezbędne, porządkujesz wszystko, a potem przepisujesz jako program.

Jak to zrobić, krok za krokiem?

Zrób burzę mózgów na temat zagadnień szkoleniowych

Właśnie teraz potrzebne są karteczki, pisaki i ściana, na której możesz przykleić to, co wymyślisz.

Jeżeli możesz, warto zrobić to z kimś wspólnie. Burza dwóch mózgów to coś lepszego niż burza jednego mózgu, a burza trzech mózgów to… ho, ho, ho!

Zanim zaczniesz (czy zaczniecie), zapisz na dużej kartce cel końcowy szkolenia (co uczestnik będzie robić po szkoleniu) i przylep ją tak, żeby cały czas w trakcie pracy nad programem widzieć, do czego szkolenie ma doprowadzić.

Pytanie brzmi teraz:

Aby dobrze poradzi sobie z zadaniem, które jest celem szkolenia, co trzeba umieć, wiedzieć jakiego rodzaju umiejętności warto mieć?

Pamiętaj o zasadach prowadzenia burzy mózgu. Po pierwsze liczy się ilość, a nie jakość. Nie staramy się zatem wszystkiego precyzyjnie, dokładnie i elegancko sformułować; nie zastanawiamy się, czy to ma sens, czy nie ma sensu, czy w tym momencie ująć to w taki, czy inny sposób… po prostu spisujemy, to co nam przychodzi do głowy. Na czas generowania pomysłów wyłączamy wewnętrznego krytyka. Będzie bardzo potrzebny, ale później.

Gdy wydaje ci się, że lista jest kompletna, pracuj jeszcze przez chwilę. Im więcej punktów tym lepiej.

Wykreśl tematy, które nie są niezbędne

Najgorsza rzecz, jaka może przydarzyć się twojemu szkoleniu to nadmiar informacji. Żyjemy w świecie, w którym informacji jest za dużo. Jak ktoś kiedyś powiedział, zdobyć informacje z Internetu to jak napić się z hydrantu. Rola szkoleń nigdy nie polega na dostarczaniu informacji.

Ludzie nie szukają podczas szkoleń informacji, ale tego by ktoś ich przeprowadził przez zamęt informacyjny, by pomógł im przedostać się przez „wąskie gardło nabywania wiedzy”.

Potrzebują kogoś, komu mogą zaufać i dać się poprowadzić tam, gdzie chcą się znaleźć. Mówiąc inaczej, trener jest przewodnikiem, którego zadaniem jest doprowadzenie uczestników do miejsca, do którego chcą dotrzeć, poprzez cały zgiełk panujący na poziomie informacji, doświadczeń, narzędzi i możliwości.

Dlatego już na poziomie pracy nad programem szkoleniowym należy przeprowadzać gruntowną selekcję zagadnień.

W poprzednim punkcie zachęcałem cię do wyciszenia wewnętrznego krytyka. Teraz pora go obudzić.

W tym, co opracowałeś, znajdują się trzy rodzaje punktów:

A: Konieczne, ściśle związane z celami szkolenia. Bez nich osiągnięcie celów jest niemożliwe.

B: Wartościowe, ale nie tak ściśle związane z osiągnięciem celów

C: Bez ścisłego związku z celami szkoleniowymi.

Tematy C wykreśl (choćby były najciekawsze i choćbyś najbardziej je lubił). Tematy B, odłóż na razie na bok. Być może część z nich znajdzie się w szkoleniu, przejrzysz je później. Do dalszej pracy przechodzą tylko punkty A – takie tematy, które są niezbędne do tego, by osiągnąć cel szkolenia.

Pogrupuj punkty w kategorie

W tym punkcie nie tworzymy jeszcze outline’u czy schematu szkolenia, ale po prostu grupujemy poszczególne punkty w kategorie.

Kategorie powinny być spójne ze sobą i rozłączne, na tyle na ile to możliwe Oczywiście nie ma problemu, jeżeli jakaś kategoria trochę na siebie zachodzi, problem jest, gdy kategorie się dublują.

Jeżeli pracujesz za pomocą karteczek, to właśnie teraz jest moment, w którym masz przewagę nad tymi, którzy nie uwolnili się od klawiatury. Możesz karteczki dowolnie przestawiać i grupować, wypróbowując różne ustawienia.

Zastanów się także nad tym, jak nazwać poszczególne grupy. Być może któraś z karteczek jest najbardziej ogólna i nadaje się do tego, żeby być tytułem bloku, może przychodzi ci do głowy, jakaś inna nazwa. Zapisz te tytuły i wokół nich (albo jeszcze lepiej pod nimi) ułóż karteczki.

Poszczególne grupy są prototypami bloków szkoleniowych. Ile tego rodzaju grup powinno być? Wiele zależy od rodzaju szkolenia. Zazwyczaj jednak najlepiej sprawdza się podział na 4 – 10 bloków. Mniejsza ilość wiąże się z tym, że bloki szkoleniowe będą zbyt obszerne, większa sprawia wrażenie chaosu.

Pomocna, szczególnie wtedy, gdy mamy większą liczbę karteczek (gdy przygotowujemy kilkudniowe szkolenie, nierzadko jest to 80-100 kartek) jest metoda Affinity Diagrams (Diagramów pokrewieństwa) .

Technika polega na tym, że po zgrupowaniu karteczek w kolumnach spisujemy nagłówki na karteczkach innego koloru (np. zielonych).

Możemy także – jeżeli jest taka potrzeba dopisać super-nagłówki (np. na niebieskich karteczkach) albo nawet super-super-nagłówki (kartki czerwone).

Uzupełnij grupy (bloki) zagadnień

Gdy dysponujesz już listą kategorii (grup), warto dodatkowo przyjrzeć się poszczególnym blokom i zastanowić czy czegoś w nich nie brakuje.

Możesz teraz zajrzeć do tych kartek, które wcześniej uznałeś za dodatkowe (grupa C).

Może się okazać, że warto coś jeszcze dopisać albo uwzględnić w poszczególnych blokach. Popatrz z lotu ptaka na poszczególne bloki i zastanów się, czy jest to dobry punkt wyjścia do pracy nad strukturą szkolenia.

• Czy ta struktura układa coś w głowie?
• Czy coś wyjaśnia, czy redukuje chaos informacyjny?

Ułóż bloki we właściwej kolejności

Teraz pora zacząć układać poszczególne bloki w sekwencję, w której będziemy realizować szkolenie.

Układając je, warto kierować się trzema zasadami:

• Od rzeczy prostych, do złożonych. Nie warto dawać na początek zbyt trudnego i zbyt skomplikowanego materiału. Lepiej stopniować trudność.
• Od rzeczy znanych do nowych. Nigdy nie jest tak, że uczestnicy niczego nie wiedzą. Warto wykorzystać to, co już wiedzą i na tej bazie budować nowe rzeczy.
• Zgodnie z przebiegiem pracy. Jeżeli np. uczymy kierowników przeprowadzania ocen, to warto ułożyć materiał zgodnie z kolejnością ich pracy – np. najpierw wypełnianie arkusza ocen, później wstępna rozmowa informująca podwładnego o ocenie, a dopiero później samo prowadzenie rozmowy oceniającej.

Do tego, aby ułożyć bloki, przydatny jest pomysł na to, w jaki sposób bloki zrealizujemy, jakiego rodzaju metod szkoleniowych możemy użyć. Nie jest to niezbędne, dlatego że praca nad doborem metod szkoleniowych to następna faza pracy nad projektem szkoleniowym, w którym przygotowujemy tak zwany podręcznik prowadzącego. Niemniej jednak pomocne jest, jeżeli mamy jakieś pomysły na to, jak można zrealizować temat.

Przepisz program

Jeżeli udało nam się w końcu ułożyć wszystkie karteczki w grupy, pogrupować je i znaleźć dla nich optymalną kolejność, można wrócić do klawiatury i spisać wszystko w postaci programu szkolenia.

Przepisując treść karteczek, warto nadać blokom i punktom odpowiednią formę. W trakcie burzy mózgów pisaliśmy, co nam przychodzi do głowy, teraz warto ująć to w taki sposób, w jaki chcemy, aby znalazło się w programie.

To jakich sformułowań użyjemy, zależy od tego, kto będzie go czytał, jaka konwencja nas obowiązuje. Jeżeli jednak nie jesteśmy zmuszeni, warto unikać formalizmu, sztucznego języka czy napuszonego stylu.

Warto stosować, szczególnie w nazwach bloku pytania. Na przykład zamiast punktu „Konstruowanie programu szkoleniowego”, możemy go zatytułować: „Jak napisać program szkolenia?” Jest to szczególnie przydatne, gdy nasz program szkolenia ma pełnić funkcję marketingową. Pytania z jednej strony pokazują, czego będzie dotyczył ten blok, z drugiej zaciekawiają.

Przejrzyj program

Spisany program warto pokazać komuś, kto nie brał udziału w jego tworzeniu.

Szczególnie cenny jest oczywiście klient oraz przyszli uczestnicy szkolenia. Pokaż komuś swój program i zapytaj co o nim myśli.

• Czy wszystko jest klarowne?
• Czy program zachęca do tego, żeby wziąć udział w szkoleniu?
• Czy program wygląda wiarygodnie?
• Czy twój rozmówca chciałby wziąć udział w takim szkoleniu?

Wyobraź sobie, że twój uczestnik podejmuje decyzję czy zapłacić za szkolenie, przeglądając program szkolenia

Zanim rozpoczniesz pracę nad szkoleniem (lub wypuścisz program w świat, jeżeli program ma być częścią oferty szkoleniowej) przeprowadź jeszcze jeden eksperyment myślowy: zastanów się, czy twój program będzie przekonujący dla przyszłych uczestników szkolenia.

Być może nie masz potrzeby, by kogoś przekonywać do udziału w szkoleniu. Twoi uczestnicy mają obowiązek wziąć udział w tym, co poprowadzisz, nikt się nie wymiga, nikt sobie nie odpuści. Także w takiej sytuacji, pisząc program, warto to robić z perspektywy korzyści uczestnika oraz klienta szkolenia.

Zadaj sobie pytanie:

• Gdyby mój uczestnik miał podjąć decyzję o zapisie na szkolenie, czy mój program byłby na tyle przekonujący, że zapisałby się na to szkolenie?
• Czy gdyby miał sam zapłacić za to szkolenie, program by mnie przekonywał?

Jeżeli odpowiedź brzmi: Nie, nie bardzo, to znaczy, że motywacja szkoleniowa uczestnika, będzie niska. A jeżeli motywacja będzie niska, to albo ludzie niczego się nie nauczą na twoim szkoleniu, albo będziesz musiał się sporo napracować, by przełamać ich opór.

Program szkolenia daje wyobrażenia o tym, jakie będzie to szkolenie – czy będzie ono atrakcyjne, spójne, czy trener dobrze sobie wszystko poukładał, czy trener rozumie sytuację, w jakiej, jako uczestnik się znajduję.

Pracuj nad programem szkolenia z perspektywy osoby, która będzie go czytać (kogoś, kto zapisuje się na szkolenie i kogoś, kto zamawia szkolenie). Nie pisz go tak, jakby miał to być spis treści monografii naukowej.

Przeprowadź pilotaż i wprowadź modyfikacje

Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z tworzeniem szkoleń, nie oczekuj, że twoje programy szkoleniowe od razu będą doskonałe. Zasadą jest, że pierwsze wersje programów wymagają wielu zmian.

Idealnie, jeżeli możesz przeprowadzić wersję pilotażową szkolenia, to znaczy taką wersję szkolenia, której celem jest zebranie szczegółowych informacji na temat tego, jak uczestnicy reagowali:

• Co im się podobało?
• Co się nie podobało?
• Co było zbędne?
• Co można zmienić?
• Czy warto przestawić kolejność bloków?

Dopiero na podstawie tego rodzaju informacji jesteśmy w stanie opracować optymalny program szkolenia. .

Nie jest możliwe opracowanie dobrego programu szkolenia, wyłącznie siedząc za biurkiem. Możemy to zrobić tylko wtedy gdy siedzenie za biurkiem przeplatamy prowadzeniem szkoleń.

Nierzadko właściwą, naprawdę skuteczną strukturę udaje się odnaleźć podczas drugiego, trzeciego szkolenia, natomiast wersja dopracowana, którą można prowadzić „z zamkniętymi oczyma” bez zastanawiania się nad tym, co zmienić, pojawia się w okolicach dziesiątej edycji szkolenia.

Budowanie skutecznego programu szkoleniowego jest procesem eksperymentalnym – każdą wersję programu ułożoną za biurkiem musimy traktować jako hipotezę, która wymaga weryfikacji w praktyce. Po każdym praktycznym doświadczeniu stawiamy następne hipotezy.

Nie zawsze istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia pilotażowego, bardzo często zaczynamy prowadzić regularne, prawdziwe szkolenia od początku. Zawsze jednak warto po każdym szkoleniu usiąść i zastanowić się co mogę zmienić w programie szkolenia?

To jest cecha wyróżniająca dobrego i złego trenera. Marny trener będzie po prostu trzaskał ten sam program do śmierci. Dobry trener po każdym szkoleniu siada i zastanawia się, co może zmienić. Nawet jeżeli to jest dwudzieste szkolenie on i tak znajdzie w nim coś, co można jeszcze poprawić.

Takiego podejścia i takich doskonalonych w kolejnych edycjach szkoleń, ci życzę.