Jak napisać studium przypadku na potrzeby szkolenia?

Dobre studium przypadku, które można wykorzystać podczas szkolenia, najłatwiej napisać w pięciu krokach:

1. Określ zasadę, na którą studium przypadku ma naprowadzić

2. Zrób listę symptomów

3. Stwórz postać (lub postacie)

4. Opisz akcję

5. Opracuj pytania

Dalej znajdziesz więcej szczegółów. Wcześniej przyjrzymy się samej metodzie.

Analiza przypadku jako metoda szkoleniowa

Studium przypadku (case study) to krótki lub dłuższy tekst prezentujący jakąś historię, sytuację lub zdarzenie, pozwalający wyciągnąć wnioski co do przyczyn, rezultatów czy jego przebiegu.

Jako metodę nauczania analizę przypadków zaczęto stosować na Uniwersytecie Harvarda, na początku XX wieku. Idea była prosta: zamiast wtłaczać studentom teoretyczną wiedzę do głowy, lepiej zmusić ich do zapoznania się z konkretnymi sytuacjami oraz ich samodzielnej analizy, a potem do dyskusji i porównania swoich wniosków z wnioskami innych osób.

Dziś case study, jako metoda rozwoju stosowana jest nie tylko w szkołach biznesu. Jednym z wielu jej zastosowań są szkolenia. Trudno wyobrazić sobie szkolenia, na których ta metod nie byłaby przydatna. Jest ona bardzo prostym i efektywnym sposobem na to, by ożywić najbardziej nawet nudny temat szkoleniowy.

Weźmy takie szkolenia BHP. Bardzo często nudy, które nie angażują uczestników i po których zapomina się od razu o wszystkim, czego się człowiek dowiedział. Wystarczy jednak dobre studium przypadku, by to zmienić i ożywić szkolenie.

Jeżeli dobrze napiszesz studium przypadku, zamiast przysypiających ludzi, możesz mieć na swoim szkoleniu ożywioną, pełną wigoru dyskusję. Co więcej, taka dyskusja przełoży się na efektywność szkolenia. Emocje, dyskusja, konkretna historia – to wszystko sprawia, że ludzie lepiej zrozumieją, przyswoją i zapamiętają, to co chcesz im przekazać.

Dlaczego warto stosować studium przypadku podczas szkoleń?

Jest wiele powodów, dla których warto napisać i zastosować na swoim szkoleniu studium przypadku. Studium przypadku:

• Aktywizuje wszystkich uczestników i zwiększa dynamikę szkolenia
• Zachęcają uczestników szkolenia do wymiany poglądów z innymi;
• Pozwala uczestnikom ćwiczyć się w stosowaniu wiedzy w praktyce i wspiera rozwój efektywnego myślenia;
• Pobudza uczestników do samodzielnego rozwiązywania problemów;
• Pomaga w wychwytywaniu ogólnych zasad w sytuacjach wziętych z życia;
• Pozwala osiągnąć cele emocjonalne szkolenia: za pomocą tej metody można zmieniać postawy, pokazywać inne sposoby widzenia sytuacji czy wspierać uświadamianie sobie czegoś ważnego przez uczestników.

Kiedy i jak stosować studium przypadku?

Zanim zabierzemy się za pisanie studium przypadku, określmy, w jakim momencie szkolenia i w jaki sposób będziemy je stosować. Można jest zastosować w dwóch momentach bloku szkoleniowego.

Może to być metoda służąca wprowadzeniu nowego tematu. Zamiast robić prezentację i starać się wpoić uczestnikom zestaw zasad, poglądów czy  przekonań, dajesz im opis sytuacji i prowadzisz dyskusję.

Po pierwsze możliwe jest, że uczestnicy sami dojdą do wniosków, które chciałaś im przekazać – wtedy wystarczy podsumować i rozwinąć to, co wypracowali. Gdy tak się stanie, efekty szkolenia będą znacznie trwalsze niż przekaz odgórny.

Po drugie dzięki dyskusji jestem w stanie przekonać się, co uczestnicy wiedzą i jakie mają postawy. Dzięki temu łatwiej ci będzie dostosować treść wykładu do odbiorców.

Z drugiej strony uczestnicy po zapoznaniu się ze studium przypadku z większą ciekawością słuchają podsumowującego go wykładu.

Studium przypadku możemy także zastosować pod koniec bloku. Jego celem może być wtedy sprawdzenie, czego uczestnicy się nauczyli albo dostarczenie im okazji do próby praktycznego zastosowania przekazanych im wcześniej zasad.  

Gdy rozpoczynamy za pomocą studium przypadku, pytania do uczestników dotyczą tego, co się wydarzyło, jakie procesy zaszły czy jak to wszystko można zrozumieć. Gdy stosujemy studium przypadku na koniec bloku, pytania wiążą się raczej z tym „Co w takiej sytuacji najlepiej zrobić?”.

Jak długie i szczegółowe ma być studium przypadku?

Wielu osobom mającym doświadczenia ze szkoleń biznesowych case study kojarzy się z wieloma rozbudowanymi, szczegółowymi i wyczerpującymi opisami sytuacji (bardzo często rzeczywistych). Tego rodzaju analiza sytuacji zastosowana na szkolenia wymaga zazwyczaj wielu godzin pracy.

Jednak zdecydowanie częściej na szkoleniach wykorzystywane są krótkie, szkicowe historie, nie zajmujące więcej niż 1- 2 strony, na zapoznanie się, z którymi wystarcza nie więcej niż 10-15 minut.  W sumie, łącznie z dyskusją oraz omówieniem, tego rodzaju metoda szkolenia zabiera maksymalnie 30-45 minut.

W dalszej części skupimy się na tym, ja przygotowywać analizy przypadków drugiego rodzaju.

Skąd brać sytuacje do opisania (prawdziwe czy wymyślone przypadki)?

Przypadki mogą być opisami prawdziwych sytuacji i wydarzeń lub mogą być całkowicie wymyślone. Mogą być także czymś pośrednim – opisem czegoś, co się rzeczywiście wydarzyło, ale w taki sposób zmienionym, by trudno było zidentyfikować głównych bohaterów i konkretne wydarzenia.

Na potrzeby szkoleniowe najbardziej sprawdzają się sytuacje realistyczne, lecz wymyślone. Z dwóch względów realistyczne, ale wymyślone przypadki są najlepsze. Po pierwsze, szukanie odpowiednich sytuacji, które dobrze ilustrują cele szkolenia, może być pracochłonne. Nie zawsze mamy na to czas.

Po drugie opisanie sytuacji rzeczywistej, prowadzi często do tego, że ludzie zaczynają się skupiać na innych jej aspektach (Co było potem? Jak było naprawdę? Jak ja sam na to zareagowałem?) Analiza przypadków przestaje być metodą szkoleniową, a staje się pretekstem do rozmów o życiu i jego przejawach.

Jeżeli opisujemy sytuacje rzeczywiste (np. to jak jeden z pracowników nie poradzić sobie z wyjątkowo trudnym klientem), należy je opisać w taki sposób, by identyfikacja szczegółów nie była oczywista.

Ważne jest jednak, by sytuacja była realistyczna. Uczestnik powinien mieć poczucie, że coś takiego – to coś mogło się naprawdę wydarzyć. Jeżeli w jego ocenie opis przypadku będzie całkowicie nieprawdopodobny, trudno mu będzie w pełni zaangażować się do ćwiczenia.

Przejdźmy teraz do kolejnych kroków, pozwalających na to, by napisać szkoleniową analizę przypadku.

1. Określ zasadę, na którą studium przypadku ma naprowadzić

Zaczynamy pisać studium przypadku od końca. Inaczej cały proces pisania może być bolesny, możemy na przykład utknąć w jakimś miejscu i nie wiedzieć jak z niego ruszyć. Także w trakcie szkolenia, efekty mogą być rozczarowujące – dyskusja może przybrać kierunek, którego nie chcesz.

Zanim zaczniesz pisać opis sytuacji, określ jednym zdaniem wniosek, reguły czy zasadą, do której chciałabyś doprowadzić uczestników. Czemu ma służyć twój ten przypadek? Co uczestnicy mają na jego podstawie zrozumieć?

To nie znaczy, że nie zrozumieją niczego innego, piękno tej metody polega na tym, że nigdy nie ma jednego rozwiązania. Nie mniej jednak, jeżeli chcesz napisać swoją analizę przypadku szybko i potem z dobrym efektem ją zastosować, pierwszym krokiem jest napisanie tezy czy zasady.

Wyobraźmy sobie, że moim celem jest napisanie analizy przypadku na potrzeby szkolenia poświęconego kierowaniu zespołem.

Moja teza mogłaby brzmieć:

Ustalanie celów grupy powinno być dokonywane przez wszystkie osoby należące do grupy a nie tylko przez szefa. Szef powinien uważnie słuchać członków swojej grupy, ich pomysłów i potrzeb.

2. Zrób listę symptomów

Jeżeli mamy zasadę, pora przybliżyć ją, odwołując się do wiedzy i doświadczeń uczestników do życia.

W jakich sytuacjach ta zasada jest ważna?

Co się dzieje, gdy jest łamana, a co się dzieje, gdy jest przestrzegana?

Jakie są typowe zdarzenia wiążące się z tą zasadą?

Wróćmy do naszego przykładu.

Jakie mogą być negatywne konsekwencje łamania zasady, którą została określone w poprzednim kroku? Przejaskrawmy sprawę, jakie mogą być maksymalnie negatywne konsekwencje?

Na przykład takie:

• pracownicy czują się zwolnieni z odpowiedzialności,
• pracownicy nie czują się mocno związani z celami, bo te są narzucone,
• następuje szybka utrata początkowego zapału i energii wśród współpracowników,
• pracownicy, nie mając możliwości mówienia o swoich potrzebach mają problemy z samorealizacją, są rozgoryczeni, wielu zmienia pracę
• brak swobodnego przepływu informacji
• sam szef jest przeciążony, myśli: „gdyby nie ja, to wszystko by się rozpadło”,  „im wszystkim nie chce się pracować, tylko mnie zależy „,

3. Stwórz postać (lub postacie)

Postacie są niezbędne w każdym studium. Dzięki nim łatwiej jest sobie wyobrazić sytuację, zrozumieć ją, a potem zapamiętać. Wystarczy jedna postać. W bardziej rozbudowanych case’ach, możemy ich potrzebować więcej.

Możemy wybrać czarny charakter (ktoś, kto łamie zasadę) źle biały (ktoś kto stosuje się do nich). Zazwyczaj lepiej się sprawdza postać negatywna – tego rodzaju sytuacje są bardzie żywe i wciągające.

Ważne by postać była prawdopodobna i miała elementy wspólne z uczestnikami szkolenia.

Jeżeli opisujemy sytuację realną, warto postać zakamuflować. Po pierwsze bohater sytuacji może sobie nie życzyć opisywania go, po drogie, gdy ktoś zidentyfikuje bohatera, zamiast skupić się na meritum, zaczynają się plotki i wspomnienia.

Aby stworzyć bohatera:

• Określamy jego postawy i poglądy. Np.: „Jest czarnym charakterem” u którego występuje większość negatywnych objawów nieprzestrzegania przedstawionej wyżej zasady
• Ustawiamy go w określonej roli, w naszym przykładzie nie będzie jest dyrektorem firmy handlowej
• Nadajemy mu imię i nazwisko (najlepiej neutralne, bez sugerowania wniosków) np. :Jan Kowalski
• Możemy mu dodać kilka szczegółów (np. wiek, zainteresowania itp.) – jednaki bez przesady, aby case się sprawdził, powinien być w miarę uniwersalny.

4. Opisz akcję

Gdy mamy zasadę, konsekwencje do jakich prowadzi jej łamanie oraz przestrzeganie oraz postać, jesteśmy gotowy do tego by opisać akcję.

Twoja postać wchodzi w interakcje z ludźmi. Opisz to. Uwzględnij wypowiedzi i reakcje. To nie ma być powieść, powinno być jednak coś, co jesteśmy sobie w stanie wyobrazić. Uwzględniaj w opisie szczegóły, ale nie przeładowuj opisu szczegółami.

W naszym przykładzie opis sytuacji może wygląda tak, jak poniżej.

5. Opracuj pytania

Pytania ukierunkowują myślenie grupy i nadają dyskusji myśl przewodnią mającą doprowadzić do zasady.

W naszym przykładzie mogą one brzmieć tak:

Jak stosować studium przypadku w trakcie szkolenia?

Praca metodą case’ową składa się z trzech kroków:

Uczestnicy szkolenia otrzymują do przeczytania opis przypadku.

Mają czas na zapoznanie się z nim, zastanowienie się oraz odpowiedź na postawione pod nim pytania. Praca przebiega indywidulanie. W ten sposób każdy uczestnika sam musi zmierzyć się z zadaniem. Dzięki temu po pierwsze uczestnicy ćwiczą indywidulane umiejętności rozwiązywania problemów, po drugie później są bardziej zaangażowani w dyskusję. Jeżeli dasz ludziom opisy sytuacji i od razu podzielisz ich na grupy, nie dziw się, gdy grupa będzie niemrawa. Ile czasu potrzeba na zapoznanie się ze studium przypadku, zależy od jego objętości. Sprawdź przed szkoleniem ile czasu zajmuje przeczytanie i wstępne przeanalizowanie case’u.  

Uczestnicy dzieleni są na małe grupy, w których dyskutują nad przypadkiem.

Dzielą się swoimi opiniami, wymieniają rozwiązania, oraz starają się wypracować jakąś wspólną konkluzję. To bardzo ważny etap. Nie przeskakuj od razu do dyskusji grupowej. Staraj się być w każdej z grup podczas pracy – w ten sposób będziesz motywować uczestników.

Wszystkie podgrupy spotykają się z powrotem. Ich przedstawiciele prezentują osiągnięte rozwiązania.

Prowadzący stara się uogólniać wyciągnięte wnioski i formułować z nich zalecenia do działania (dobrze jest zapisywać je na dużym arkuszu papieru).