Cele szkoleniowe mogą się kojarzyć z różnego rodzaju biurokratycznymi formalnościami. W różnego rodzaju formularzach dofinansowania można znaleźć kwiatki w stylu: Celem tego szkolenia jest rozwój i poszerzanie kluczowych kompetencji personelu. To oczywiście bzdury i gdyby do tego sprawa się sprowadzał, cele szkoleniowe można by było sobie darować.
Jednak niezależnie od biurokratycznych wymogów, cele szkoleniowe są jedną z najważniejszych rzeczy dla każdego projektu szkoleniowego. Nie ważne czy jesteś trenerem, menedżerem czy osobą zarządzającą szkolenia – musisz ustalić solidne cele szkoleniowe.
W tym artykule poznasz praktyczne zasady tego jak ustalać solidne cele szkoleniowe.
Dwa poziomy celów
Pierwszym poziomem są cele końcowe szkolenia. Drugi poziom to cele składowe.
Cele końcowe mówią o tym, z czym zostaniemy po zakończeniu szkolenia. Jakie będą efekty całego zmieszania szkoleniowego. Kluczowe pytanie dotyczących celów końcowych brzmi: po co my to robimy.
Cele szkoleniowe składowe (cele dotyczące wiedzy, umiejętności i postaw) mówią o tym w jaki sposób osiągniemy cele końcowe – jaką wiedzę, umiejętności i postawy w trakcie szkolenia przekażemy uczestnikom.
Cele końcowe projektu szkoleniowego: co pracownik ma robić po szkoleniu?
Każde dobre szkolenie powinno mieć zdefiniowany cel końcowy, to znaczy opis zachowań, jakie pracownik będzie przejawiał w miejscu pracy.
Cel końcowy projektu szkoleniowego: opis zachowań, jakie pracownik będzie przejawiał w miejscu pracy.
Tego rodzaju cele pozwalają:
- Kontrolować pracę nad szkoleniem. Utrudniają trenerowi zgubienie się w różnych dodatkowych tematach, które „dobrze by było przerobić”.
- Skracać szkolenie i streszczać pracę nad nim. Jeżeli wiem dokładnie czemu służą poszczególne bloki szkoleniowe, łatwiej jest dobrać treść i metody.
- Przygotować materiały promujące szkolenia.
Tego rodzaju cele opisują to, gdzie uczestnicy szkolenia mają się znaleźć gdy zamkniemy projekt szkoleniowy.
By jest ustalić musimy opisać co będą potrafili wykonywać, gdy projekt się skończy.
Często popełnianym błędem jest próba określania końcowych rezultatów szkolenia poprzez odwoływanie się do odczuć (np. będę się czuć pewnie wykonując swoje zadanie), świadomości (np. uświadomią sobie wagę dobrej obsługi klienta) czy postaw (np. będą dbać o klienta).
Te wszystkie punkty są istotne, by jednak móc zrobić dobre szkolenie musimy pójść nieco dalej i zapytać:
- Co konkretnie będzie robić pracownik, który będzie czuć się pewnie? W jaki konkretnie sposób zastosuje swoją pewność siebie?
- Co konkretnie będzie robić pracownik świadomy wagi dobrej obsługi klienta? Co innego będzie robić niż pracownik, który tej wagi nie jest świadomy?
- W jaki sposób będzie wyrażać się troska o klienta? Jakie najważniejsze zachowania tego rodzaju będzie przejawiał pracownik?
Świadomość, emocje, postawy – to wszystko jest istotą naszych zachowań, są to jednak w dużym stopniu abstrakcje. Szkolenie tymczasem musi być skupione na konkretach – inaczej ryzykujemy po pierwsze marnowanie czasu podczas pracy nad nim, po drugie jego niską efektywność.
Tego rodzaju celu nie należy mylić z celami szkoleniowymi, które opisują wiedzę, umiejętności i postawy niezbędne uczestnikom (tymi celami zajmiemy się w kolejnym punkcie).
Uwarunkowania celów
Cele końcowe projektu opisują tzw. transfer szkoleniowy (nazywany czasem przez hr-owców III poziomem efektywności).
Często warto znać też powody, dla których tego rodzaju zachowania są istotne, tzn. znać wyniki do jakich danego rodzaju zachowania mają doprowadzić (to tzw. IV poziom oceny szkolenia).
Zasady formułowania celów końcowych szkolenia
Dobrze sformułowany cel szkoleniowy koncertuje się na uczestniku szkolenia oraz pokazuje, co robi (jaką czynność wykonuje) na swoim stanowisku pracy.
Bardzo precyzyjnie sformułowany cel mówi także jak dobrze (standardy) oraz w jakich warunkach uczestnik potrafi wykonać czynność.
Przyjrzyjmy się zasadom formułowania celów szkoleniowych na prostym przykładzie kursu maszynopisania.
| Zasada 1 | Cel koncentruje się na uczestniku szkolenia, a nie prowadzącym czy zajęciach. By sobie to ułatwić możemy np. rozpocząć cele słowami: Po ukończeniu szkolenia uczestnik będzie……. |
| ZAMIAST | Trener sprawi, że wszyscy uczestnicy poznają rozkład klawiatury maszyny do pisania. Szkolenie zapozna uczestników z rozkładem klawiszy. |
| LEPIEJ | Uczestnicy będą w stanie opisać rozkład klawiatury maszyny do pisania i przeznaczenie poszczególnych klawiszy. |
Ta zasada pomaga koncentrować się na tym, co jest najistotniejsze – to jest na procesie uczenia się uczestników szkolenia.
| Zasada 2 | Cel opisuje czynność, tzn. konkretne i obserwowalne zachowania. |
| ZAMIAST | Uczestnicy zrozumieją, jakie funkcje pełnią poszczególne klawisze klawiatury. |
| LEPIEJ | Uczestnicy będą w stanie wyjaśnić funkcje wszystkich klawiszy na klawiaturze |
Ta zasada ułatwia określenie metody pomiaru efektywności szkolenia. Nie możemy sprawdzić skuteczności szkolenia, pytając uczestników, czy teraz rozumieją funkcje wszystkich klawiszy, możemy to sprawdzić, prosząc ich o opisanie tych funkcji – co jest obserwowalnym zachowaniem.
Poniżej pokazano przykłady wieloznacznych sformułowań z propozycjami czasowników, które mogą je zastąpić.
| Terminy wieloznaczne | Terminy konkretne, behawioralne |
|---|---|
| wiedzieć, nauczyć się, rozumieć, zapoznać się, uświadomić, zrozumieć | napisać, zdefiniować, wymienić, przedyskutować, opisać, wykonać, rozwiązać zadanie, |
Pozostałe elementy (standardy i warunki) są cenne, ale nie zawsze obowiązkowe.
| ZASADA 3 | Cel szkoleniowy określa standardy, jakie musi spełnić czynność, by praca została zaakceptowana. Standardy mogą dotyczyć: limitu czasu (np.: w ciągu 30 sekund) dokładności i jakości (z dokładnością do jednej dziesiątej, zgodnie z obowiązującą normą, bezbłędnie, itp.) oraz ilości (20 stron, 10 elementów w ciągu godziny) |
| ZAMIAST | Uczestnicy szkolenia będą pisać szybko i dokładnie |
| LEPIEJ | Uczestnicy będą pisać z szybkością 50 słów na minutę z dokładnością 5% |
Nie zawsze jest możliwe określenie standardów (np. w szkoleniach dla kierowników) i nie zawsze jest to niezbędne.
| ZASADA 4 | Cel określa warunki, w jakich szkolony wykonuje opisaną czynność. Warunki mogą określać pomoce, jakimi dysponuje pracownik, np.: za pomocą arkusza kalkulacyjnego…; z użyciem standardowego wyposażenia; dysponując danymi z działu marketingu, za pomocą narzędzi… lub ograniczenia (bez pomocy kierownika, bez instrukcji…) |
| ZAMIAST | Uczestnik będzie w stanie pisać raporty zawierające tekst, tabele i informacje statystyczne z szybkością 50 słów na minutę z dokładnością 3% |
| LEPIEJ | dodać: … używając sprawnej maszyny do pisania bez pomocy podręcznika i innych osób |
Podsumowując. Gdy określasz cel końcowy szkolenia:
- powiedz, co uczestnik będzie w stanie zrobić po ukończeniu szkolenia (czynność)
- powiedz, jak dobrze będzie to w stanie robić (standard)
- powiedz, w jakich warunkach będzie to w stanie zrobić (warunki)
Cele szkoleniowe składowe (cele ABC): czego nauczymy uczestników szkolenia
Nie zapominając o pozostałych czynnikach, warunkujących zachowania pracowników w miejscu pracy (środowisku, systemach motywacyjnych czy stylu komunikacji w przedsiębiorstwie), cele końcowe szkolenia chcemy osiągnąć poprzez nauczenie pracowników czegoś, czego nie potrafią (lub nie potrafią odpowiednio dobrze).
Uczenie się często jest traktowane jako proces poznawczy (przyswajanie informacji, pojęć, rozróżnień). Nauczyłeś się czegoś, jeżeli potrafisz odpamiętać tabliczkę mnożenia, wymienić datę bitwy pod Grunwaldem, albo znaleźć w zdaniu podmiot i orzeczenie.
W przypadku szkoleń pracowników, uczenie się jest czymś więcej. Oprócz tego, że jest procesem poznawczym (nie da się uciec od przyswajania wiedzy i informacji, mimo, że dorośli lubią ten element uczenia w jeszcze mniejszym stopniu niż dzieci) uczenie się jest także procesem afektywnym (w jego efekcie przekonujemy się do czegoś, przyswajamy sobie jakieś postawy, nabieramy jakiegoś rodzaju przekonań) oraz behawioralnym (nabieramy wprawy w wykonywaniu sekwencji czynności i zachowań).
Jednym ze sposobów, by określić te elementy jest wziąć jakiś model (pracownika, który radzi sobie tak, jakbyśmy tego chcieli) i go skopiować. Wyobraź sobie, że masz takiego pracownika. Radzi sobie dokładnie tak, jak chciałbyś aby radzili sobie inni. Jakie pytanie będziesz sobie zadawał, przyglądając jego pracy?
Prawdopodobnie będą to trzy pytania:
- Co ten pracownik robi? Z jakich czynności i zadań składa się jego praca?
- Co ten pracownik wie? Jakimi pojęciami dysponuje, jakimi teoriami się posługuje? Jaką ma wiedzę?
- W jaki sposób pracownik podchodzi do swojej pracy? Jakie ma postawy i emocje?
Te trzy pytania odpowiadają naszym elementom uczenia się: składowym umiejętnościom, wiedzy i postawom. Inny sposób pytania o nie:
- Jakie czynności (działania / zadania) uczestnik musi wykonać po drodze, by poradzić sobie z końcowym zadaniem? Np. trener wewnętrzny, by przygotować i przeprowadzić szkolenia musi np. umieć napisać podręcznik prowadzącego, zadawać pytania, udzielać informacje zwrotne, przygotować materiały audiowizualne, itp.
- Co trzeba wiedzieć i rozumieć, by osiągnąć cel szkolenia? Jaką wiedzę i umiejętności uczestnik powinien sobie przyswoić? Na przykład trener wie z jakich faz składa się szkolenie, jakie są elementy składowe podręcznika prowadzącego, zna zasady komponowania materiałów szkoleniowych?
- Do czego uczestnik powinien być przekonany? Jakiego rodzaju postawami czy nastawieniami powinien dysponować? Na przykład trener wewnętrzny powinien być przekonany do ekonomiczności szkoleń czy do cennej roli empatii.
Oczywiście, wszystkie trzy elementy są ze sobą ściśle związane. W rzeczywistości jeden pociąga za sobą następny. Ich podział na grupy, jest dość sztuczny. Mam on za zadanie wyłącznie ułatwić nam pracę nad określaniem celów. Taki podział będzie nam przydatny także podczas doboru metod szkoleniowych.
Trzy elementy po angielsku czasem określane są literami ABC od słów: Affective (afektywne, emocjonalne) Behavioral (związane z zachowaniami) oraz Cognitive (poznawcze, związane z wiedzą i informacjami).
Zanim zajmiemy się ich określaniem, przyjrzymy się im jeszcze przez chwilę.
Cele szkoleniowe poznawcze (wiedza i informacje)
Tego rodzaju cele szkoleniowe dotyczą przyswajania zestawu informacji takich jak fakty, pojęcia czy zasady.
Cele te odpowiadają na pytanie:
- Jakiego rodzaju wiedzę i informację chcemy by uczestnik sobie przyswoił?
- Co uczestnik powinien wiedzieć i rozumieć?
- Jakiego rodzaju informacjami powinien dysponować?
- Jakie rozróżnienia powinien przeprowadzić?
Na przykład:
- Po zakończeniu szkolenia uczestnik będzie potrafił opisać cztery różne metody uczenia się osób dorosłych.
- Uczestnik wymieni wszystkie czynniki wpływające na efektywność uczenia się.
- Z listy celów szkoleniowych uczestnik wybierze wszystkie cele sformułowane poprawnie.
- Uczestnik wyjaśni poszczególne kroki przygotowywania masy.
- Uczestnik wyjaśni zasady przeprowadzania rozmowy oceniającej.
Cele szkoleniowe behawioralne
Tego rodzaju cele szkoleniowe definiujemy, opisując zadanie lub czynność, jaką będzie w stanie wykonać uczestnik.
By je określić możemy zadać sobie pytanie:
- Jakiego rodzaju czynności uczestnik powinien sprawnie wykonać?
- Co uczestnicy będą potrafili wykonać?
- Jakie czynności i jak dobrze będą w stanie wykonać
Na przykład:
- Po zakończeniu szkolenia, uczestnik będzie potrafił przygotować ćwiczenie z użyciem metody case study.
- Dysponując kompletnymi danymi uczestnik opracuje raport zawierający informacje nt. rynku.
- Uczestnik szkolenia przygotuje kompletny opis stanowiska.
- Uczestnik poprowadzi pracę grupową z użyciem techniki burzy mózgów.
Tego rodzaju cele są bardzo podobne do celów końcowych szkolenia. Różnica polega na tym, że tamte cele opisują to, co dzieje się na stanowisku pracy i obejmują zazwyczaj obszerne zadanie, te z kolei dotyczą tego, co dzieje się na sali szkoleniowej i opisują umiejętności składowe, które umożliwiają osiągnięcie końcowego celu.
Cele szkoleniowe emocjonalne (związane z przekonaniami i wartościami uczestnika)
Szkolenie w dużej części jest procesem perswazji czy zmiany postaw, oczekujemy zatem, że uczestnicy do czegoś się przekonają, coś zaczną cenić czy nabędą względem czegoś jakieś określone nastawienia.
Tego rodzaju cele szkoleniowe chcemy osiągnąć gdy mówimy, że ktoś sobie coś uświadomi lub do czegoś się przekona.
Takie cele trudno jest opisać w wymierny sposób. O tym, że taki cel został osiągnięty możemy wnioskować pośrednio z takich zachowań jak np.: wybieranie jakichś rozwiązań, unikanie czegoś lub przekonywanie innych na rzecz czegoś.
W literaturze poświęconej prowadzeniu szkoleń w różny sposób podchodzi się do tego rodzaju celów. Wiele jest osób, twierdzących, że najlepiej nie stawiać przed szkoleniem tego rodzaju celów, a jeżeli już je stawiamy, to konieczne jest zdefiniowanie ich w sposób ilościowy. W efekcie prosty cel jaki jest przekonanie uczestnika do wybory bezpiecznych rozwiązań brzmi:
- Po ukończeniu szkolenia uczestnik mając do wyboru różne rozwiązania, wybierze rozwiązanie bardziej bezpieczne.
Uważamy, że tego rodzaju cele szkoleniowe są istotne po pierwsze ze względy na sukces szkolenia. Po drugie, stawianie ich przed szkoleniem jest uzasadnione – szkolenie jest bowiem formą perswazji. Po trzecie, szukanie na siłę behawioralnych wskaźników przekonań i postaw jest stratą czasu.
Oczywiście trener nie jest propagandystą, cele emocjonalne nigdy nie mogą być najważniejsze. Poza tym, narzędzia perswazyjne jakimi dysponuje trener są dość ograniczone. Podchodząc jednak do swoich zadań z roztropnością warto pamiętać o tym, że chcemy także, by uczestnik po ukończeniu szkolenia był do czegoś przekonany, coś cenił bardziej niż dotychczas, czy nabył pozytywną postawę względem czegoś.
